Opis rozwiązania eobiegu

Rozwiązanie docelowe uruchamiane w ramach projektu "eUrząd dla mieszkańca Opolszczyzny" zostaje nazwane E-Urząd i dzieli się na trzy moduły: E-Obieg, E-Baza oraz E-Usługi.

E-Urząd ma za zadanie obsłużyć kompleksowo zagadnienie obsługi klienta zewnętrznego w JST Opolszczyzny, poprzez wdrożenie elektronicznych procedur załatwiania spraw wspomagane informatycznym systemem zarządzania dokumentami (E-Obieg), udostępnionymi bazami wiedzy (E-Baza) oraz zdalnymi usługami dla klientów urzędów (E-Usługi). Pod pojęciem klienta zewnętrznego rozumie się każdego interesanta (indywidualnego oraz instytucjonalnego) w tym również jednostki gminne. E-Obieg ponadto usprawnia wewnętrzny obieg informacji wewnątrz urzędów.

Podstawowe cele systemu E-Urząd to:

Łatwiejszy dostęp do usług publicznych,

Skrócenie czasu potrzebnego na obsłużenie klienta zewnętrznego,

Zmniejszenie ilości wizyt w urzędzie,

Wprowadzenie transparentności w funkcjonowaniu urzędu,

Obniżenie kosztów administracji.

Do osiągnięcia tak zdefiniowanych celów mają posłużyć rozwiązania informatyczne wspomagające zarządzanie obiegiem informacji w urzędzie oraz ułatwiające dostęp do zasobów informacyjnych urzędu, a mianowicie:

E-Obieg - System wewnętrznego obiegu dokumentów oraz zarządzania sprawami

E-Baza - System zdalnego dostępu do zasobów informacyjnych

E-Usługi - Portal internetowy, zawierający obszar informacyjny oraz aktywne formularze (ten moduł będzie realizowany w etapie II jako samodzielne rozwiązanie lub jako integracja z Wrotami Opolszczyzny)

Poszczególne moduły muszą stanowić funkcjonalną całość oraz być w pełni zintegrowane z podpisem cyfrowym. Przez integrację z podpisem cyfrowym należy rozumieć możliwość autoryzowania podpisu:

Pracowników urzędów,

Mieszkańców,

Innych osób fizycznych,

Firm i instytucji.